Upadek entropii

Zbyt krótka doba do realizacji swoich celów? Czy może zadanie jakie przed sobą postawiliśmy jest niemożlwie do wykonania w wyznaczonym czasie? A może jest nierealne?


Jest wiele rzeczy, na które nie mamy wpływu. To one często irytują nas najbardziej.
Do takich zjawisk należy upływ czasu. Wyjęcie baterii z zegarka wcale nie załatwi tu sprawy.
A skoro z czasem nie da się walczyć… Może warto nauczyć się nim zarządzać?

 

„Nigdy nie mów, że brak Ci czasu.

Twój dzień ma dokładnie tyle samo godzin,

co dzień Leonarda da Vinci, Einsteina,

Pasteura i Matki Teresy.”

  1. Jackson Brown Jr.

Planowanie czynności oraz wydarzeń w czasie (określanie swoich celów) pomaga ograniczyć stres, motywować się, nadać kierunek swoim działaniom, osiągnąć zadowolenie oraz podnieść poczucie własnej wartości.

Jak dobrze sformułować cel?
Pomoże nam w tym zasada SMART(ER), która określa cechy dobrze określonego celu:

  • S-specific – konkretny
  • M- measurable – mierzalny (np. minus dwa kg w ciągu tygodnia)
  • A – achievable – osiągalny
    (PUŁAPKA! Często na naszej liście czynności stawiamy sobie cele niemożliwe do zrealizowania…)
  • R – realistic – realistyczny
    (Nawet jeśli uparłbym się, że zostanę papieżem… jest to po prostu nierealne)
  • T – time & cost oriented – zorientowany w czasie i kosztach
    (O tym bardzo często zapominamy wyznaczając nierealne terminy lub biorąc na siebie niemożliwe do udźwignięcia koszty przedsięwzięcia)
  • E – exciting (wyobraź sobie swoją radość po osiągnięciu celu…!)
  • R – recorded – zapisany – najlepiej w widocznym miejscu dla siebie, ale i dla innych (dodatkowa motywacja)

 

Gdy mamy już określone cele, warto nadać im priorytet.
Eisenhower, jeden z byłych prezydentów Stanów Zjednoczonych, opracował metodę zarządzania czasem, pozwalającą skoncentrować się na rzeczach ważnych i ignorować mniej ważne.
Trochę jak odsiewanie ziarna od plew.
Podzielił kartkę papieru na cztery równe części i oznaczył ćwiartki numerami I, II, III, IV.

 

I II
III IV

 

I – rzeczy ważne i pilne
Tutaj znajdują się sprawy naglące, pilne, „na teraz”, przypominające „cieknący kaloryfer”,
czyli do załatwienia „na cito”.

II- rzeczy ważne i niepilne
Tu możemy zaliczyć podniesienie swoich kwalifikacji zawodowych. Jest to ważne, ale nie jest to aż tak istotne, by rzucić wszystko i jechać się szkolić. Czynności te wymagają zaplanowania, przygotowania się do nich i łatwiej nimi zarządzać w czasie.

III – rzeczy nieważne i pilne
Zdania na temat trzeciej ćwiartki są podzielone.
Niektórzy zaliczają tu rzeczy rutynowe – takie jak zapłacenie rachunku czy wizyta u fryzjera.
Jeszcze inni niektóre telefony, maile czy niezapowiedzianą wizytę sąsiadki, czyli rzeczy, na które trudno mieć nam wpływ.

IV – rzeczy nieważne i niepilne
Tu lądują pożeracze czasu oraz niektóre codzienne zajęcia.

Używanie macierzy Eisenhowera pozwala nadać wagę naszym czynnościom i lepiej je rozplanować w czasie. Najpierw powinniśmy zająć się ćwiartką I. Ćwiartka II to rzeczy, które mogą poczekać i łatwo je rozplanować długofalowo. Trzecia ćwierć diagramu – na którą często nie mamy wpływu, powinniśmy wykonywać zaraz po czynnościach pilnych. A o czynnościach w ćwiartce IV często najlepiej zapomnieć i wyrzucić je do kosza.

Znajdź swój indywidualny styl zarządzania czasem!

  • Pomocne mogą być w tym wyniki badań nad efektywnością człowieka. Naukowcy zbadali , że nasza efektywność osiąga szczyt między 9:00 a 11:00, a potem drugi między 17:00 a 19:00. Może warto więc w tym czasie wykonywać zadania najtrudniejsze?
  • Reguła 60/40 – (60% czasu mamy rozplanowane, 20% czasu pozostawiamy na zdarzenia nieoczekiwane i kolejne 20% na działania spontaniczne)
  • „Czerwone” i „zielone” godziny – przypominają sygnalizację świetlną – czerwone- jestem niedostępny, pracuję lub odpoczywam, to czas TYLKO dla mnie, wyciszam telefon. Zielone godziny – przyjmuję pacjentów, odbieram telefony, jestem dostępny.
  • Planowanie od końca – po nitce do kłębka! Wyobraź sobie efekt jaki chcesz osiągnąć a potem krok po kroku wróć do początku wypisując czynności niezbędne do jego osiągnięcia
  • Wypisywanie wszystkich zadań – szczególnie w naszym zawodzie – to bardzo ważna rzecz. Poświęć kilka minut dziennie na zaplanowanie zadań na dzień następny, następny tydzień oraz kilka minut na ich weryfikację. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem! Warto przy rejestracji pacjenta na konkretny termin oszacować ilość czasu potrzebną do jego przyjęcia w zależności od rodzaju pracy do wykonania. Czemu by nie zanotować obok nazwiska dopisku „ubytek klasy II AOP ząb 27” lub „opracowanie i wycisk pod wkład k-k, ząb 45” ?
  • Zachowaj dystans – nie panikuj, część rzeczy nie jest od Ciebie zależna, nie możesz mieć kontroli nad całym światem (to irytujące, wiem…). Zawsze jest jakieś wyjście awaryjne.
  • Zawsze sprawdzaj, co jest potrzebne do wykonania celu! (żeby się nagle nie okazało, że brak Ci masy wyciskowej albo skończyły się ampułki ze znieczuleniami…)

Drogi czytelniku, dobra robota! Dobrnąłeś do końca tego tekstu. Mam nadzieję, że pięć minut poświęcone na jego przeczytanie, skłoni Cię do chwili refleksji .
A Twoim drugim imieniem przestanie być entropia.

Rys. Łukasz Nowotka

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *